Отображение и скрытие эскизов слайдов. Создание структуры презентации «А сколько слайдов должно быть в моей презентации?»

Для создания структуры презентации необходимо выполнить команду меню «Вставка - Создать слайд».

На экране сразу появляется заготовка слайда презентации, в левой части окна - пиктограмма созданного слайда.

В левой части окна отображены пиктограммы всех созданных слайдов и их заголовков. Щелчком по заголовку слайда можно инициировать вывод слайда в правой части окна для последующего редактирования.

На экран выводится область задач «Разметка слайда», содержащая более 20 вариантов встроенных автомакетов разметки слайда, в том числе пустой. Разметка слайда используется для добавления слайдов к презентации или изменения расположения слайда, который уже вставлен в презентацию. Она позволяет при добавлении нового слайда выбрать для него макет.

Область задач «Разметка слайда» является составным элементом панели «Область задач», содержащая также следующие области задач:

1) Создание презентации.

2) Буфер обмена - назначение этой области, а также двух последующих такое же, как и в других приложениях Microsoft Office.

4) Вставка картинки.

В PowerPoint используется адаптивное меню и панель инструментов, с помощью которых происходит настройка используемых команд и значков в соответствии с часто выбираемыми опциями.

Слайд может содержать заголовок, текст, расположенный в две колонки или в виде маркированного списка, таблицы, диаграммы, графику и т. д.

Выравнивание текста заголовка выполняется по центру. Размещать одиночные изображения или другие элементы также целесообразно в центре слайда, а в случае, если элементов несколько, необходимо размещать их симметрично центру слайда.

Для удаления слайда можно использовать команду меню «Правка - Удалить слайд».

3.6.4.3 Наполнение слайдов содержанием

Основные приемы создания и оформления презентации в программе MS PowerPoint представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Основные приемы создания и оформления презентации в

программе MS PowerPoint

Поставленная задача	Требуемые действия
Операции со слайдами
Создать новую презентацию без помощи мастера и применения шаблона	1. Запустите Power Point. 2. В окне диалога Power Point в группе полей выбора Создание презентации выберите Новая презентация.
Выбрать разметку слайда	1. В окне диалога «Создать слайд» выберите мышью требуемый вариант разметки. 2. После выбора «Новая презентация» окно диалога «Разметка слайда» появляется автоматически. Если Вы хотите сменить разметку имеющегося слайда, то выполните команду «Формат / Разметка слайда» или воспользуйтесь пиктограммой, размещенной в панели «Форматирование».
Применить шаблон дизайна	В меню «Формат» выберите команду «Оформление слайда» или воспользуйтесь пиктограммой, размещенной в панели «Форматирование».
Вставить новый слайд	Откройте тот слайд, после которого Вы хотите вставить новый, и выполните команду «Вставка / Создать слайд» (или сочетание клавиш Ctrl + M) или воспользуйтесь пиктограммой, размещенной в панели «Форматирование».
Переместиться между слайдами	Воспользуйтесь бегунком (на Мыши) или кнопками вертикальной полосы прокрутки или клавишами Page Down, Page Up. Перемещая бегунок можно по всплывающей подсказке определить, на каком слайде остановиться.
Установить масштаб рабочего слайда	На панели «Стандартная» среды Power Point установить необходимый масштаб просмотра из раскрывающегося списка

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача	Требуемые действия
Создать презентацию на основе готового шаблона	1. В меню «Файл» выберите команду «Создать». 2. В окне диалога Power Point в группе полей выбора «Создание с помощью шаблона» откройте презентацию с соответствующей темой из группы «Общие шаблоны». 3. Измените заголовок шаблона и предлагаемое содержание в соответствии с Вашими требованиями. 4. В режиме слайдов измените по желанию цветовую схему, добавьте или измените элементы образца.
Создать собственный шаблон	1. Подготовьте презентацию, которую Вы хотите в дальнейшем использовать как шаблон. 2. В меню «Файл» выберите команду «Сохранить как». 3. Раскройте список «Тип файла» и выберите «Шаблон презентации» (*.pot). 4. Введите имя для нового шаблона и нажмите кнопку «Сохранить».
Сохранение и использование шаблона	Сохраните презентацию в файле с расширением.ppt. Шаблон презентации будет содержать элементы фонового оформления и параметры форматирования заголовков, текста, графические вставки, а также дополнительные установки, как для первого, так и для последующих слайдов.
Сохранение презентации	1. Выполните команду «Сохранить» в меню «Файл». 2. После выполнения команды «Файл – Сохранить как...» откроется диалоговое окно «Сохранение документа» с указанием папки размещения презентации.

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача	Требуемые действия
Операции с текстом
Ввести текст в произвольное место на слайде	Выберите на панели «Рисование» инструмент «Надпись» и установите текстовый курсор в нужное место или меню «Вставка / Надпись».
Отредактировать имеющийся текст	Наведите курсором Мыши на текст и нажмите левую клавишу, установите текстовый курсор в нужное место и внесите исправления или добавления.
Изменение размера текстовой надписи	Расположить текстовые надписи и другие объекты на слайде помогают направляющие, а изменение их размера осуществляется с помощью мыши путем протягивания за маркеры: 1. Выполните команду меню «Вид / Сетка и Направляющие». 2. В диалоговом окне «Сетка и направляющие» установите опцию «Показывать направляющие».
Удалить текст вместе с рамкой	1. Наведите курсором Мыши на текст и нажмите левую клавишу, затем наведите курсор непосредственно на рамку и нажмите левую клавишу. 2. Нажмите клавишу Delete.
Изменить шрифт или его размер и цвет. Выбрать стиль оформления шрифта	1. Выполните команду «Формат / Шрифт» или воспользуйтесь раскрывающимся списком шрифтов/размеров на панели инструментов. 2. Для изменения цвета можно выбрать кнопку «Цвет текста» панели «Форматирование» («Рисование»). 3. Для выбора стиля оформления также воспользуйтесь командой «Формат / Шрифт» или кнопками панели инструментов: полужирный (Ж), курсив (К ), подчеркнутый (Ч ), тень.

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача	Требуемые действия
Выровнять набранный текст относительно рамки	Воспользуйтесь командой «Формат / Выравнивание» и далее: по левому краю (или сочетание клавиш Ctrl + L); по центру (или сочетание клавиш Ctrl + E); по правому краю (или сочетание клавиш Ctrl + R); по ширине или кнопками панели инструментов «Форматирование».
Операции с графическими объектами и таблицами
Активизировать панель «Рисование»	Выполните команду «Вид / Панели инструментов / Рисование»
Активизировать панель «Автофигуры»	Выберите команду «Вставка / Рисунок / Автофигуры» или воспользуйтесь кнопкой панели «Рисование».
Нарисовать объект	1. Активизируйте панель «Рисование». 2. Выберите соответствующий инструмент (линия, овал, прямоугольник и т.д.) и «растяните» фигуру на слайде, протаскивая курсор
Настроить тень объекта	Выделите объект и воспользуйтесь кнопкой «Стиль тени» на панели «Рисование».
Настроить объем объекта	Выделите объект и воспользуйтесь кнопкой «Объем» на панели «Рисование».
Изменить цвет объекта	Выделите объект и выполните команду «Формат/…» или воспользуйтесь кнопкой «Цвет линии» на панели «Рисование».
Повернуть объект на определенный угол	1. Выделите объект и воспользуйтесь командами «Действия / Повернуть / Отразить / Свободное вращение» на панели «Рисование». 2. Переместите мышью угол объекта в направлении вращения.

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача	Требуемые действия
Выбрать цвет и тип линии для рамки, подобрать заливку	1. Выделите рамку (или установите курсор в текст, введенный в рамку) и выполните команду «Формат/…». 2. В появившемся диалоговом окне установите цвет заливки, тип линии и ее цвет. 3. Также можно воспользоваться кнопками панели «Рисование»: - заливка; - цвет линии; - тип линии.
Сгруппировать объекты	1. Выделите все объекты, подлежащие группировке. 2. Выполните команду «Группировка / Группировать» контекстного меню (при нажатии правой клавиши мыши) выделенных объектов.
Художественная надпись	Воспользуйтесь кнопкой «Добавить объект WordArt» на панели «Рисование».
Использование в презентации изображение со слайда или другого приложения MS Office	Скопируйте изображение со слайда или другого приложения MS Office с помощью команды меню «Правка / Копировать» и поместите его на слайд, нажав сочетание клавиш Ctrl+V или выбрав «Правка / Вставить», чтобы вставить рисунок из Буфера обмена.

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача

Требуемые действия

Использование в презентации электронной таблицы, в том числе, с помощью программ Excel и Word (перенос таблиц из пояснительной записки дипломной работы в презентацию)

1. Создайте PowerPoint-таблицу, нажав на кнопку «Создать слайд» и выберете тип слайда с таблицей. или 2. Добавьте Word-таблицу к слайду, для этого: 2.1. Выделите таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выполните команды «Таблица / Выделить таблицу». 2.2. Нажать Ctrl+C или выбрать команды «Правка / Копировать». В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена. 2.3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint . 2.4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который необходимо вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд. 2.5. Выберете команды «Правка / Специальная вставка». 2.6. Нажмите на пункт «Объект Документ Microsoft Word». Выбрав «Вставить» внедрите таблицу (ее связи с исходным документом оборвутся). 2.7. Нажмите кнопку «OK».

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача	Требуемые действия
	Вместо действий, предписанных пп.2.5-2.7, после переключения в режим просмотра слайдов можно нажать сочетание клавиш Ctrl+V или выбрать «Правка / Вставить», чтобы вставить таблицу из Буфера обмена. 3. Возможно также связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE (инструмент не рассматривается, т.к. при создании презентации на защиту дипломной работы не целесообразен). 4. Вставка в слайд электронной таблицы Excel осуществляется аналогично указаниям для таблиц Word, представленным в пп.2-3.
Операции по оформлению презентации
Вставить звук	Выберите команду меню «Вставка / Фильмы» и «Звук»: «Звук из коллекции картинок», «Звук из файла»
Настроить анимацию	1. В режиме слайдов щелкните объект, который хотите анимировать. 2. В меню «Показ слайдов» выберите команду или соответствующую команду контекстного меню выбранного объекта. Выберите нужные элементы панели «Настройка анимации». 3. С помощью раскрывающегося списка «Скорость», расположенного ниже списка эффектов можно изменить время действия выбранного эффекта (Медленно, Быстро, Средне). 4. После выбора всех параметров нажмите кнопку «Применить ко всем слайдам» в том случае, если следует применять один и тот же эффект ко всем слайдам презентации.

Продолжение таблицы 3

Поставленная задача	Требуемые действия
Вставить рисунок из файла	Выполните команду «Вставка / Рисунок / Из файла» или нажмите соответствующую кнопку на панели «Рисование». Выберите нужный файл.
Вставить графику из коллекции картинок	1. Выполните команду «Вставка / Рисунок / Картинки». 2. Выберите команду «Коллекция картинок». 3. В открывшемся файле выберите нужное изображение. 4. Запомнить в Clipboаrd: команда «Копировать». 5. Перейти к слайду и «Вставить» изображение из буфера обмена
Представление материала
Провести демонстрацию слайдов	Выполните команду «Вид / Показ слайдов / Начать показ» (или нажать клавишу F5).
Изменить способ представления документа (т.е. презентации)	Для изменения способа представления достаточно выбрать соответствующую команду в меню «Вид» или щелкнуть по одной из трех кнопок в левой части горизонтальной полосы прокрутки: - показ слайдов (с текущего слайда); - обычный режим; - режим сортировщика слайдов.
Перейти к следующему слайду в процессе демонстрации	Возможно пользоваться различными вариантами: - щелчком мыши, - клавишами Enter, Пробел; - клавишами Page Down, Page Up или клавиши навигации курсора: переход вперед/назад по галерее слайдов; - Home - переход к самому первому слайду; - End - переход к самому последнему слайду.

Продолжение таблицы 3

Установить время перехода слайдов	1. В окне диалога «Смена слайдов» в группе полей выбора «Смена слайда» выберите «автоматически после» и задайте время. 2. Перед выполнением демонстрации выберите команду «Показ слайдов / Настройка презентации», в группе полей выбора «Смена слайдов» установите по времени. 3. Предпочтительнее выбрать опцию «По щелчку» для недопущения временных ограничений выступающего в процессе защиты дипломной работы.
Изменить порядок слайдов	Перейти в режим «Сортировщика слайдов» (левое окно в среде PowerPoint) и переместить мышью слайды, разместив их в требуемом порядке.
Изменить параметры настройки просмотра	Выполните команду меню «Показ слайдов - Настройка презентации».

В дополнение к данным таблицы 3 отметим, что вывод слайдов на экран возможен в пяти режимах: трём основным из них соответствуют кнопки в левом нижнем углу рабочей области окна программы.

1) Обычный режим - выводит в левой части окна структуру презентации, а в правой - выбранный. Этот режим принимается по умолчанию.

2) Режим сортировщика слайдов - применяют для перестановки слайдов в презентации путем перетаскивания.

3) Показ слайдов - демонстрирует слады презентации в установленной последовательности.

Доступ к различным режимам работы с презентацией также осуществляется через меню «Вид».

Для управления просмотром презентации, помимо перечисленных в таблице, также служит кнопка «Вызов» контекстного меню, расположенная в левом нижнем углу экрана. Пункты меню позволяют выполнить переход к предыдущему слайду (Назад), к следующему слайду (Далее) или к определенному слайду по его имени.

Переход к слайду по его имени можно осуществить с помощью команды меню «Перейти к слайду».

Программа PowerPoint обладает широкими возможностями для определения различных способов перехода между слайдами, например автоматический переход через заданный промежуток времени, переход по гиперссылке или с помощью управляющей кнопки. Кроме того, можно добавить различные анимационные эффекты для каждого слайда, а также анимировать переходы между ними. Как указано в таблице 2.1, данные действия выполняются с помощью пункта меню «Показ слайдов».

Подробную информацию о порядке работы в среде PowerPoint можно найти на официальном сайте компании Microsoft (http://office.microsoft.com) или воспользовавшись электронным учебником на портале http://books.net-soft.ru/powerpoint.htm, или в других интернет-источниках.

1 Инструкция по подготовке дипломных проектов (работ) в высших учебных заведениях. Утв. Приказом Министерства высшего и среднего спец. Образования СССР от 24.03.74., №245 // Высшая школа. Сб. основных постановлений, приказов и инструкций. М.:, 1978, Т.1.

2 ГОСТ 2.105-95 (2002, с изм. 1 2006): Общие требования к текстовым документам. – Взамен ГОСТ 2.105 –79, ГОСТ 2.906- 71; введ. 01.07.96г. М.: Изд-во стандартов, 1995. – (Единая система конструкторской документации).

3 ГОСТ 7.32-2001 (с изм. ИСУ 12-2005). Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. Взамен ГОСТ 7.32-81; введ. 01.01.2001. М.: Изд-во стандартов, 2006. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

5 ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. – Взамен ГОСТ 7.1-84; введ. 01.07.2004. – М.: Изд-во стандартов, 2004. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

6 Стандарт предприятия СТП И9-2-02. Оформление документации курсовых и дипломных проектов (работ) при подготовке инженеров путей сообщения. – Взамен СТП И9-2-93 Введ. 10.12.02 №3516 – Ростов н/Д, 2002.

7 Кудрявцев Е. М. Оформление дипломной работы на компьютере. Учебное пособие для ВУЗов. М.: АСВ, 2004.

8 Ткаченко Н.С., Радченко Е.В. Методические указания по выполнению дипломной работы по специальности 060800/080502 «Экономика и управление на предприятии (транспорт)». Ростов н/Д: РГУПС, 2011.

MS PowerPoint -- прикладная программа Microsoft Office, предназначенная для создания презентаций. Презентация --это демонстрационный набор слайдов, подготовленных на компьютере, которые предназначены для представления материала, связанного с какой-либо Вашей деятельностью.

Основное назначение MS PowerPoint --планирование, создание и редактирование презентаций с целью повышения эффективности восприятия и запоминания информации. Презентация --это краткий содержательный рассказ, состоящий из слайдов, как в диафильмах, но с использованием современных информационных технологий (компьютера, проектора, соответствующего программного обеспечения и т.п.). Слайды несут содержательную часть проекта, оформленного интересными рисунками, графиками и эффектами. MS PowerPoint позволяет включать в презентации различные анимационные и мультимедиа эффекты.

Запуск программы MS Power Point осуществляется с помощью команд: Пуск -- Главное меню -- Программы -- Microsoft Power Point.

Структура окна MS PowerPoint

Окно MS PowerPoint имеет традиционную структуру окон приложений Windows, повторяет основное назначение панелей и команд, однако отличается отдельными элементами (рис. 10.2). Строка меню, например, содержит такую вкладку, как Показ слайдов. Кроме этого, окно MS PowerPoint содержит специфические элементы:

Миниатюры слайдов -- предназначены для быстрого перемещения по слайдам презентации;

Рабочая область -- область для создания слайдов, размещения на нём объектов --текста, картинок, диаграмм, клипов, звуков;

Область задач -- содержит список текущих задач;

Панель Рисование -- содержит команды для работы с графическими объектами, даёт возможность сделать несложные красочные рисунки, эмблемы, оформить красивый текст.

Набор панелей, доступных в MS PowerPoint, можно дополнить, например, такими, как WordArt, Настройка изображения и др. Для этого выберите в строке меню команду Вид --Панели инструментов. Откроется целый список панелей. Щёлкайте по названию нужной панели, и она тут же появится на экране. Но помните --каждая новая панель отнимает место у рабочей области, поэтому поработали --уберите панель точно так же, как включали.

Для сохранения презентации в меню Файлили на панели инструментов Стандартная выберите команду Сохранить, в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Имя файла введите имя презентации, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Файл презентации MS PowerPoint имеет расширение.рpt.

Рис. 10.2

Эффективные способы создания презентаций. Использование конструктора и шаблонов

Создание привлекательных слайдов и электронных презентаций в MS PowerPoint происходит с минимальной затратой усилий. Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из таких действий, как выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого, выбор разметки слайдов, изменение при необходимости оформления слайдов, изменение цветовой схемы, применение различных шаблонов оформления и создание таких эффектов, как эффекты анимации при демонстрации слайдов.

Область задач Создание презентации в MS PowerPoint предоставляет ряд вариантов для создания новой презентации, среди которых:

Новая презентация. Слайды имеют минимум элементов оформления, цвета к ним не применены. Пользователь оформляет слайды по своему усмотрению.

Из имеющейся презентации. Презентация создаётся на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением. Создаётся копия имеющейся презентации, позволяющая создать новую презентацию, внеся изменения в оформление и содержимое исходной презентации.

Из шаблона оформления. Презентация создаётся на основе имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint, содержащего основные элементы оформления, шрифты и цветовую схему.

Чтобы все слайды были оформлены в едином стиле, для облегчения операций по оформлению слайдов можно использовать также кнопку Конструктор на панели Форматирование.

Если на ней щёлкнуть, в области задач появится панель Дизайн слайда, которая представляет миниатюрные эскизы оформления (рис. 10.4). Необходимый Вам шаблон оформления выбирается щелчком.

Шаблон задает для всех слайдов:

Цвет фона;

Стили маркеров и нумерации;

Цвет и размер заголовка;

Цвет и размер основного текста;

Элементы оформления в виде фоновых рисунков, линий, рамок и т.д.

При этом первый слайд будет отличаться от всех остальных, т.к. он является титульным.

Для оформления слайда можно использовать также готовые цветовые схемы. Цветовая схема состоит из восьми пунктов, использующихся при оформлении слайда для фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок (рис.10.5).

Для просмотра цветовой схемы слайда выделите его, а затем отобразите на экране область задач Дизайн слайда -- Цветовые схемы. Цветовая схема текущего слайда будет отображена в области задач как выделенная.

Шаблон оформления включает цветовую схему, заданную по умолчанию, а также дополнительные цветовые схемы на выбор, подобранные специально для данного шаблона. Установленный по умолчанию «пустой» шаблон также содержит цветовые схемы.

Если макет слайда должен быть другим, в меню Формат выберите команду Разметка слайда, а затем выберите нужный макет (рис.10.6).

Рис.10.4.

Рис.10.5. Область задач Цветовые схемы

Рис.10.6

Чтобы вставить в презентацию новый слайд, нужно выбрать команду Создать слайд или в строке меню Вставка выбрать команду Создать слайд (в некоторых версиях --Новый слайд)и задать макет для слайда.

Если Вы хотите поменять фон не во всех слайдах, а только в определённом, Вам нужно в пункте строки менюФормат выбрать командуФон, в открывшемся диалоговом окне установить необходимые параметры и нажать командуПрименить.

Режим структуры в PowerPoint отображает презентации в виде структуры, которая состоит из заголовки и основной текст из всех слайдов. Каждый заголовок отображается на левой панели, содержащей вкладка "Структура", а также значок слайда и номер слайда. Основной текст с отступом под заголовком слайда. Графические объекты отображаются только в виде небольших условные обозначения на значок слайда в режиме структуры.

Режим структуры особенно удобен для внесения глобальной правки, обзора презентации, изменения последовательности маркеров и слайдов или применения другого форматирования.

Когда вы создаете структуру проекта, подумайте слайдам презентации, сколько необходимо. Возможно, требуется по крайней мере:

слайд основного заголовка;

вступительный слайд со списком основных пунктов или разделов презентации;

по одному слайду для каждого пункта или раздела, указанного на вступительном слайде;

заключительный слайд, на котором повторяется список основных пунктов или разделов презентации.

С помощью этой базовую структуру, если у вас есть три основных точек или областей для презентации, можно планировать иметь как минимум шесть слайдов: титульном слайде, вводный слайд, один слайд для каждой из трех основных точек или областей и заключительной Итоговый слайд.

При наличии большого объема сведений для представления в любом основные моменты или областей, вы можете создать дочерние группировки слайдов для этот материал с использованием такую же структуру базовую структуру.

На вкладке Вид в группе Режимы просмотра презентации нажмите кнопку Структура .

В области эскизов слайдов наведите указатель мыши и нажмите Вставить содержимое или Начните вводить текст.

Первый введенный текст будет заголовок, заданную полужирным типа. Если вы выполнили заголовок, нажмите клавишу ВВОД.

PowerPoint использует клавиши ВВОД на клавиатуре, чтобы начать новую строку в режиме структуры. Новая строка будет автоматически на том же уровне иерархии той, которую вы только что ввели. Чтобы изменить этот уровень иерархии:

Нажмите несколько раз клавишу на клавиатуре, чтобы переместить текущей строки вниз на один уровень в иерархической структуре.

Нажмите клавиши Shift + Tab для перемещения текущей строки вверх на один уровень в иерархии структуры.

Просмотр презентации в режиме структуры

На вкладке Вид в группе Режимы просмотра презентации нажмите кнопку Структура .

Печать презентации в режиме структуры

Когда область задач становится слишком узкой, вкладки Структура и Слайды переключаются в режим отображения значков. Если вкладка Структура скрыта, можно расширить область, перетащив ее правую границу.

Увеличение размера области, содержащей вкладки Структура и слайды

Создание презентации в режиме структуры

На вкладке Режим в группе Режимы просмотра презентации щелкните Обычный .

В области со вкладками Структура и Слайды щелкните вкладку Структура .

Что такое слайд?

Презентация в PowerPoint подобна документу в Word или рабочей книге в Excel. Другими словами, презентация - это файл, созданный программой PowerPoint. Каждая презентация хранится на диске в отдельном файле.

Файлы презентаций PowerPoint имеют расширение.ppt. Например, Конференция дилеров.ppt и Реферат_по_истории.ppt - допустимые имена файлов презентаций. При вводе имени файла добавлять расширение не требуется - PowerPoint автоматически его присоединит. Часто расширения скрываются, и файл Конференция.ppt появляется просто под именем Конференция.

По умолчанию PowerPoint сохраняет файлы презентаций в папке Мои документы (My Documents), но их можно сохранять в любой папке жесткого диска. При желании можно сохранить презентацию и на дискете, чтобы в выходные поработать над ней дома или отдать сослуживцам. Если презентация имеет большой объем и на дискету не помещается, можно сохранить ее на CD (конечно, если в компьютере есть CD-RW).

Презентация PowerPoint состоит из одного или нескольких слайдов. Каждый слайд может содержать текст, графические и другие элементы. Программа предлагает ряд инструментов, которые позволяют легко форматировать и создавать привлекательные слайды.

9Макеты слайдов. У каждого слайда есть макет, который определяет расположение информации на слайде. Макет слайда - это просто набор заполнителей, расположенных в теле слайда и предназначенных для хранения информации. В зависимости от выбранного макета, на слайде может располагаться текст, графики, картинки, звуковые и видеофайлы, таблицы, диаграммы и пр.
9Фон. Каждый слайд имеет фон - основу для смыслового наполнения. Фон может быть однотонным, многоцветным, иметь текстуру (жатая бумага, кирпичная кладка и пр.) либо узор (диагональный, плитка и пр.). В качестве фона можно использовать и рисунок. Фон слайдов бывает разным, но обычно все слайды презентации имеют одинаковый фон, что обеспечивает целостность восприятия.
Цветовая схема. PowerPoint располагает огромным количеством встроенных цветовых схем, которые облегчают создание качественных слайдов. При желании можно отказаться от существующих цветовых схем, но делать это стоит лишь в том случае, если в области цветовосприятия вы больший специалист, чем профессиональные дизайнеры из компании Microsoft.
Образец слайдов. Управляет основными опциями дизайна и форматирования всех слайдов презентации. Образец слайда определяет местоположение и размер заголовка и текста слайда, фон и цветовую схему, используемые в презентации, настройки шрифтов (ти, цвет, размер). Образец слайдов может тоже содержать графические и текстовые элементы, которые должны помещаться на каждый слайд презентации.
Шаблоны. Это просто файлы презентаций, содержащие предопределенные образцы слайдов, которые можно использовать, чтобы придать презентации профессиональный вид. При создании новой презентации можно взять за основу одну из презентаций, поставляемых в комплекте PowerPoint. Помимо шаблонов из библиотеки этого приложения, можно загрузить дополнительные шаблоны с Web-узла Microsoft, а также создать собственные.

Все описанные выше инструменты управляют внешним видом слайдов примерно так же, как стили и шаблоны определяют внешний вид документов Word. Отдельные слайды можно настроить, добавив в них следующие элементы.

Заголовок и текст слайда. Большинство макетов слайдов содержат объекты заголовка и текста слайда. Вместо заполнителей можно ввести любой текст. По умолчанию PowerPoint форматирует введенный текст в соответствии с параметрами, заданными в образце слайда, но эти настройки вы имеете возможность изменять вручную, применив нужный тип шрифта, размер, цвет и начертание.
Надписи. Текст можно поместить в любом месте слайда. Для этого добавьте надпись и введите текст. Надписи используются для добавления текста, который должен выделяться на слайде, и не смотрятся в областях, предназначенных для заголовка и текста слайда.
Фигуры. Используйте средства рисования PowerPoint, чтобы добавить в слайд графические элементы. Можно применить готовые автофигуры (прямоугольники, овалы, звезды, ленты, стрелки и пр.), либо создать собственные, используя средства рисования линий, полилиний и кривых.
Рисунки. В слайд можно поместить рисунки, отсканированные или полученные из Internet. В поставку PowerPoint входит также большая коллекция картинок.
Диаграммы. PowerPoint позволяет создавать диаграммы разных типов: организационные, пирамидальные, диаграммы Венна, и пр.
Медиафайлы. На слайды можно добавлять аудио- и видеоролики.

Запуск PowerPoint

Щелкните на кнопке Пуск (Start).

Обычно эта кнопка располагается в левом нижнем углу экрана. По щелчку на ней появляется меню Пуск (Start). Это меню работает одинаково независимо от используемой версии Windows.

В меню Пуск наведите указатель мыши на команду Все программы (All Programs). Или же подведите указатель мыши к команде Программы (Programs) и задержите его на несколько секунд. В любом случае появится новое меню с рядом элементов. (В Windows XP в меню Пуск находится команда Все программы, а в более ранних версиях Windows - команда Программы.)
Щелкните на Microsoft Office, а затем - на Microsoft PowerPoint. При частом использовании PowerPoint эта программа появится в списке часто используемых приложений непосредственно в меню Пуск, и обращаться к команде Все программыÖÖMicrosoft OfficeÖMicrosoft PowerPoint не придется. Чтобы PowerPoint постоянно находилась в верхней части меню Пуск, выполните команду ПускÖВсе программыÖMicrosoft Office, щелкните правой кнопкой мыши на Microsoft PowerPoint и в появившемся меню выберите команду Поместить в меню Пуск.

Планирование и подготовка презентации

Запланируйте свою презентацию заранее.

Охарактеризуйте направленность своей аудитории: техническая, не техническая, управленческая или смешанная.

Четко определите свою цель. Определите ответ на вопрос «Что мне это дает?» и основные моменты, на которые Вы хотите обратить внимание.

Какое обязательство Вы хотите, чтобы аудитория взяла на себя?

Каких результатов Вы планируйте достичь?

Какие изображения PowerPoint будут использованы?

Какие общеизвестные образы или аналогии Вы будете использовать?

Какую информацию на доске или откидных схемах Вы будете использовать?

Каковы Ваши вопросы для взаимодействия?

Титульный Слайд – Откройте слайд на проекторе и оставьте его открытым, пока не начнется собрание.

Вступление перед аудиторией (15% от времени презентации)

Слайд, отображающий цель – Оставьте данный слайд открытым во время вступления. Постройте отношения, основанные на взаимопонимании и взаимодоверии, а также установите общий язык (например, «Здравствуйте, Джон, очень рад Вас снова видеть»).

Объявите цель беседы. Разработайте ответ на вопрос «Что мне это дает?», обращаясь к проблеме аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении. Найдите записи аудитории в презентации, давая им знать, почему они должны Вас слушать. Как Вы были записаны для обсуждения данной темы? Поделитесь историей или полагайтесь на свой опыт.

Предусмотрите все правила участия или логические вопросы, на которые необходимо обратить внимание, такие как: время, когда можно задавать вопросы и использование портативных компьютеров или мобильных телефонов.

Слайд, указывающий план действий – Расскажите, о чем Вы будете сегодня говорить, используя маркеры для каждого раздела.

Слайд, указывающий план действий – Покажите еще раз, выделив раздел 1, а затем переходите к основной части презентации.

Основная часть (75% от времени презентации)

Раздел 1, слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.

Слайд, указывающий план действий – Выделите следующий раздел, переходите к следующему разделу.

Раздел 2(и т.д.), Слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.

Используйте слайды, доску, откидные схемы, общеизвестные образы, аналогии.

Время для вопросов и ответов – Если у вас есть раздел «Время для вопросов и ответов», тогда поместите его здесь, перед заключением (никогда не используйте данный раздел после заключения).

Предложение-переход, которое соединяет конец основной части с началом заключения.

Заключение (10% от времени презентации)

Слайд, указывающий план действий – Выделите раздел «Краткие выводы» – Оставьте слайд открытым, подведя итоги.

Повторите снова свою цель или контекст беседы.

Повторите снова запись/ ответ на вопрос «Что мне это дает?»/ проблему аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении.

Повторите снова все пункты, которые были рассмотрены.

Заканчивайте свою презентацию призывом к действиям.

Из книги IT-презентация

Перевод: Ольга Жикина